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Kontakt mit dem Kunden
Reagiert Ihr Kunde weder auf Ihre Schreiben noch auf die Möglichkeit einer Ratenzahlung, wagen Sie den nächsten Schritt und kontaktieren Sie den Kunden. Mit einem Gespräch kann sich die Sache klären, zumindest aber erhalten Sie ein Gefühl für die Situation des Kunden und können so das weitere Vorgehen gezielter planen. Insbesondere bei hohen Forderungen lohnt sich ein Treffen mit dem Kunden, vorzugsweise in seinen Räumlichkeiten. Ein Gespräch über die finanzielle Situation des Kunden kann heikel sein. Bereiten Sie deshalb folgende Punkte vor (unabhängig davon, ob der Kontakt telefonisch oder persönlich stattfindet):

   
Aktuelle Forderungsaufstellung: Erstellen Sie eine übersichtliche und nachvollziehbare Liste Ihrer Forderungen.
   
Ziel setzen: Setzen Sie sich ein Ziel für das Gespräch. Erwägen Sie neben der vollständigen Zahlung auch Alternativen. Erstellen Sie beispielsweise ein Stundungsabkommen oder einen Abzahlungsvertrag. Entscheiden Sie, ob Sie bei sofortiger Bezahlung auf einen Teil der Forderung verzichten können.
   
Finanzielle Situation: Erkundigen Sie sich nach der finanziellen Situation des Kunden. Achtung! Seien Sie auch kritisch: was bedeutet „vorübergehender Liquiditätsengpass“ oder „angespannte Finanzlage“? Verhalten Sie sich dem Kunden gegenüber freundlich und korrekt, bleiben Sie aber in der Sache bestimmt. Prüfen Sie die Situation mit einem Betreibungsregisterauszug (siehe Phase 1), tauschen Sie sich mit anderen Geschäftspartnern Ihres Kunden aus. Falls Sie den Kunden persönlich besuchen, machen Sie sich ein Bild von dem Betrieb.
   
Zukünftige Zusammenarbeit: Je nach Situation möchten Sie trotz der aktuellen Probleme mit dem Kunden weiter zusammenarbeiten (z.B. langjähriger Kunde, hoher Umsatzanteil usw.). Besprechen Sie mit dem Kunden diese Punkte, es kann sein, dass er Ihnen Ihr Entgegenkommen dankt. Seien Sie jedoch auch hier vorsichtig und lassen Sie sich nicht hinters Licht führen.
   

Führen Sie während des Gesprächs ein Protokoll und machen Sie sich Notizen. Collecta Online unterstützt Sie dabei mit verschiedenen Dokumenten.

Muster Zahlungsvorschlagsformular

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